Book cước container là gì?

“Book cước container” là thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực vận tải và logistics, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Nó có nghĩa là đặt chỗ vận chuyển container trên tàu biển từ cảng đi đến cảng đích theo lịch trình mong muốn.

Doanh nghiệp có 3 lựa chọn, thứ nhất là book qua chính HÃNG TÀU, hoặc doanh nghiệp có thể book qua FORWARDER (đại lý hãng tàu), ngoài ra còn có NVOCC ( Non –Vessel Operating Common Carrier là công ty kinh doanh trong lĩnh vực cước vận tải biển, được xem là nhà vận tải đường biển (Carrier) nhưng lại khác với các hãng tàu (Shipping Line) có nghĩa là họ không sở hữu con tàu nào.)

Book qua hãng tàu có những lợi thế nhất định về sự hỗ trợ của hãng tàu đó, được ưu tiên lấy cont, ưu tiên khi có vấn đề xảy ra những dịch vụ bên dưới, tuy nhiên không dễ để làm việc với hãng tàu vì nếu bạn đi dưới 10 containers bạn sẽ được báo giá rất cao so với forwarder báo giá với bạn cùng một hãng tàu đó. Vì hãng tàu ưu tiên làm việc với những khách hàng lớn cả trăm conts. Tương tự việc mua lẻ và mua sỉ, doanh nghiệp chỉ nên làm việc với hãng tàu nếu nguồn hàng tải trọng lớn, số lượng lớn,… còn các trường hợp khác thì doanh nghiệp nên tham khảo đại lý để có giá tốt hơn.

Quy trình book cước container thông thường:

Xác Định Nhu Cầu Vận Chuyển

Trước khi bắt đầu book cước, bạn cần xác định rõ nhu cầu vận chuyển để đảm bảo lựa chọn phương án phù hợp. Đầu tiên là loại container. Tùy theo loại hàng hóa, bạn có thể chọn container 20ft (thích hợp cho hàng nặng như sắt thép, máy móc), 40ft (phù hợp cho hàng cồng kềnh, nhẹ như đồ nội thất, dệt may) hoặc 40ft cao (HC) nếu cần thêm không gian. Với hàng hóa cần bảo quản nhiệt độ như thực phẩm đông lạnh, container lạnh sẽ là lựa chọn tối ưu.

Ngoài ra, bạn cần làm rõ tuyến đường vận chuyển và thời gian giao hàng. Ví dụ, nếu bạn cần vận chuyển từ cảng Cát Lái (Việt Nam) đến Los Angeles (Mỹ), việc lựa chọn tuyến vận chuyển có thời gian transit phù hợp là rất quan trọng. Lịch trình tàu và thời gian giao hàng cần được tính toán kỹ lưỡng, đặc biệt nếu bạn có cam kết giao hàng theo thời hạn.

Liên Hệ Hãng Tàu Hoặc Công Ty Logistics

Sau khi đã xác định nhu cầu vận chuyển, bước tiếp theo là liên hệ với hãng tàu hoặc công ty logistics để yêu cầu báo giá. Quá trình này bắt đầu bằng việc gửi Yêu cầu báo giá (RFQ – Request for Quotation). Các hãng tàu hoặc đại lý sẽ cung cấp thông tin về giá cước, lịch trình, thời gian vận chuyển và các phụ phí liên quan.

Việc so sánh giữa các hãng tàu là rất quan trọng. Bạn không chỉ nên dựa vào giá cước thấp mà cần xem xét các yếu tố khác như thời gian transit, độ uy tín của hãng tàu và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Ngoài ra, cần chú ý đến các phụ phí như phụ phí xăng dầu (BAF), phụ phí mùa cao điểm (PSS), phí xếp dỡ tại cảng (THC), vì chúng có thể làm tăng đáng kể tổng chi phí vận chuyển. Trong giai đoạn này, đàm phán với hãng tàu hoặc đối tác logistics để có mức giá và điều khoản vận chuyển tốt nhất là rất quan trọng.

Xác Nhận Booking (Booking Confirmation)

Sau khi thống nhất với hãng tàu về giá cước và lịch trình, bạn sẽ nhận được Booking Confirmation (xác nhận đặt chỗ). Đây là tài liệu quan trọng xác nhận rằng hãng tàu đã dành chỗ trên tàu cho container của bạn. Thông tin trên booking bao gồm mã số booking, lịch trình tàu chạy, loại và số lượng container, thông tin cảng đi và cảng đến.

Lưu ý rằng bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên booking để đảm bảo không có sai sót. Một số lỗi nhỏ như sai tên cảng hoặc loại container có thể gây ra sự cố nghiêm trọng trong quá trình vận chuyển. Việc xác nhận chính xác thông tin ngay từ đầu sẽ giúp tránh rủi ro và chi phí phát sinh sau này.

Chuẩn Bị Hàng Hóa Và Thủ Tục

Sau khi nhận được xác nhận booking, bạn cần tiến hành chuẩn bị hàng hóa và các thủ tục cần thiết. Trước hết, việc đóng hàng vào container phải tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, đảm bảo hàng hóa không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển. Các công ty vận tải thường yêu cầu niêm phong container (seal) để đảm bảo an toàn và tránh thất thoát hàng hóa.

Bên cạnh đó, việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển cũng rất quan trọng. Một số giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Chứng từ hải quan

Việc hoàn thiện chứng từ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi mà còn tránh các rủi ro pháp lý sau này.

Giao Hàng Ra Cảng Và Vận Chuyển

Khi hàng hóa đã được đóng gói và niêm phong đúng quy cách, bạn sẽ tiến hành vận chuyển container ra cảng theo lịch trình đã đặt. Tại cảng, container sẽ được kiểm tra và xếp lên tàu. Hãng tàu sau đó sẽ vận chuyển container đến cảng đích theo lịch trình đã thỏa thuận.

Trong quá trình vận chuyển, bạn cần theo dõi sát sao để nắm bắt tiến độ, đặc biệt nếu hàng hóa có giá trị cao hoặc yêu cầu thời gian giao hàng gấp. Một số hãng tàu và công ty logistics hiện nay cung cấp dịch vụ theo dõi lộ trình container trực tuyến, giúp bạn chủ động xử lý nếu có sự cố phát sinh.