Nền tảng của thương mại quốc tế thành công là chứng từ hải quan. Chứng từ hải quan đóng vai trò là hồ sơ chi tiết về hàng hóa đang được vận chuyển và cung cấp các thông tin chi tiết cho cơ quan hải quan. Chúng thường bao gồm:
- Hóa đơn thương mại
- Danh sách đóng gói
- Giấy phép xuất nhập khẩu
- Hợp đồng thương mại
- CO & CQ
Ngoài ra, chúng còn bao gồm các tài liệu khác phụ thuộc vào ngành nghề của bạn. Ví dụ như nông sản thường yêu cầu thêm giấy kiểm dịch thực vật…
Chứng từ hải quan cần thiết để duy trì tính hợp pháp, toàn vẹn, minh bạch của các hoạt động thương mại toàn cầu. Chứng từ không phù hợp có thể dẫn đến sự chậm trễ, tiền phạt và gián đoạn chuỗi cung ứng.
Chứng từ hải quan là gì?
Chứng từ hải quan đề cập đến việc chuẩn bị và nộp tất cả các chứng từ phù hợp để thông quan, dưới dạng vật lý hoặc điện tử. Các chứng từ này cần thiết để tính thuế và nghĩa vụ của các loại hàng hóa. Nó đảm bảo hàng hóa tuân thủ các tiêu chuẩn thương mại quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho vận chuyển hàng hóa xuyên quốc gia.
Các yêu cầu của chứng từ hải quan sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa, nguồn gốc và điểm đến. Cách tính thuế hải quan sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa và nguồn gốc. Chính vì thế việc khai báo đúng là tối quan trọng.
Bộ chứng từ hải quan bao gồm những gì?
Hóa đơn thương mại
Chứa các thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm mô tả về hàng hóa, số lượng, trọng lượng, thể tích, giá bán và chi phí. Hóa đơn này cũng hỗ trợ hải quan xác định bảo hiểm, điều khoản giao hàng, thanh toán và giá trị lô hàng.
Packing list
Hay còn gọi là danh sách đóng gói là tài liệu cung cấp chi tiết về các mặt hàng có trong lô hàng. Packing list sẽ được đính kèm vào mỗi container được vận chuyển quốc tế để tránh rủi ro nhẫm lẫn hàng hóa trong xuất khẩu
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO)
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) là tài liệu do bên xuất khẩu cấp để tuyên bố rằng hàng hóa đã được mua, xử lý hoặc sản xuất từ một quốc gia nhất định. CO có thể ảnh hưởng đến mức thuế quan thông qua các hiệp định thương mại hoặc chiến tranh thương mại.
Vận đơn (Bill of Landing)
Vận đơn là một tài liệu pháp lý thiết yếu do bên vận chuyển cung cấp. Nó chứa thông tin chi tiết chính của lô hàng bao gồm: chủng loại, số lượng, điểm đến. Tài liệu này đóng vai trò như biên lai, cho phép nhà nhập khẩu nhận hàng tại điểm đến để thông quan.
Chữ ký của công ty vận chuyển và bên nhận là bắt buộc để vận đơn có giá trị pháp lý. Nó cũng giúp tìm ra xem liệu có mặt hàng nào bị mất, thất lạc hoặc đánh cắp trong quá trình vận chuyển hay không.
Giấy phép xuất nhập khẩu
Việc xin giấy phép xuất nhập khẩu là cần thiết để giúp các hoạt động hải quan diễn ra suôn sẻ. Lưu ý, không phải tất cả các mặt hàng xuất nhập khẩu đều yêu cầu giấy phép.
Bí quyết thành thạo chứng từ hải quan
Quản lý hồ sơ có tổ chức
Cách tiếp cận thành công nhất với thủ tục hải quan là tổ chức có hệ thống. Bao gồm việc điền có hệ thống (theo mẫu) tất cả các tài liệu cần thiết. Việc quản lý các tài liệu chính xác giúp cải thiện hiệu quả xử lý tài liệu. Dẫn đến nhanh hơn, ít chậm trễ và không có lỗi.
Đào tạo nhân viên
Đào tạo nhân viên về các quy định hải quan mới nhất, yêu cầu tài liệu có thể cải thiện độ chính xác. Các khóa học về hải quan mới nhất giúp cải thiện độ chính xác, tuân thủ các yêu cầu của tài liệu.
Cập nhật thường xuyên
Môi trường thương mại quốc tế năng động, các quy tắc và quy định thương mại quốc tế thay đổi liên tục. Truy cập các trang web chính phủ để xem các cập nhật về quy định xuất nhập khẩu hải quan mới nhất.
Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp
Các thủ tục hải quan chính xác đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và sự chính xác. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công ty môi giới hải quan có thể giúp hạn chế sự chậm trễ, tiền phạt và tuân thủ thương mại quốc tế tốt hơn.
Các lỗi thường gặp của chứng từ hải quan
Thủ tục hải quan thường đi kèm một loạt rắc rối liên quan đến hoạt động chung của nó. Sau đây là các lỗi thường gặp và cách để vượt qua.
1.Chậm trễ do lỗi chứng từ
Thủ tục hải quan yêu cầu độ chính xác và thời gian. Bất kỳ lỗi của các tài liệu có thể dẫn đến sự chậm trễ, hình phạt và rắc rối pháp lý. Ngăn ngừa bằng một hệ thống đánh giá để phân tích và phát hiện lỗi trước khi nộp. Cân nhắc hợp tác với một công ty môi giới hải quan chuyên nghiệp.
2.Quy định của các quốc gia
Quy định hải quan của các quốc gia là khác nhau. Một số quốc gia có quy định khắt khe, khó khăn hơn. Ví dụ, ở Dubai, UAE yêu cầu các công ty xuất nhập khẩu phải có giấy phép khi buôn bán tại các khu vực này.
3.Số lượng tài liệu lớn
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lớn sẽ phải xử lý nhiều tài liệu. Việc quản lý vật lý là điều khó khăn. Cân nhắc một phần mềm quản lý giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu đáng kể các lỗi của con người.
Lời kết
Thủ tục hải quan có thể là phần khó khăn nhất của hoạt động thương mại quốc tế. Việc nắm rõ các thủ tục có thể mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Thủ tục hải quan chính xác và hiệu quả giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi tiến hành các hoạt động thương mại xuyên biên giới.
Xem thêm:
