Việc phát hành PO (purchase order) dẫn đến quy trình phê duyệt, quản lý chi tiêu và kiểm soát nội bộ với các giao dịch mua tốt hơn. Đơn đặt hàng được kiểm soát với số PO tuần tự trên mỗi biển mẫu để kiểm soát nội bộ.
PO là gì?
Đơn đặt hàng là biểu mẫu văn bản pháp lý do người mua sử dụng và gửi cho nhà cung cấp để đặt hàng. Lệnh mua hàng nêu rõ các mặt hàng, số lượng, giá cả và điều khoản tín dụng cho một giao dịch mua hàng từ nhà cung cấp. PO trở thành hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý khi nhà cung cấp chấp nhận lệnh mua hàng.
Mục đích của purchase order là gì?
Mục đích chính của đơn đặt hàng từ người mua là khởi tạo lệnh kinh doanh cho các hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể với nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng được phê duyệt nêu rõ các điều khoản đã thỏa thuận và cung cấp biện pháp bảo vệ pháp lý cho cả khách hàng và nhà cung cấp bán các mặt hàng đã đặt hàng.
Các mặt hàng, số lượng và giá cả (và thông tin tiếp nhận) của lệnh mua hàng được khách hàng đối chiếu với hóa đơn để đảm bảo rằng các mặt hàng đã được đặt hàng và việc lập hóa đơn là chính xác trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng được đánh số thứ tự để cung cấp dấu vết cho kiểm toán.
Các loại PO khác nhau
Các loại purchase oder khác nhau:
- Đơn đặt hàng tiêu chuẩn (PO)
- Đơn đặt hàng theo kế hoạch (PPO)
- Đơn đặt hàng tổng thể (BPO)
- Đơn đặt hàng theo hợp đồng (CPO)
- Đơn đặt hàng kỹ thuật số (DPO)
Po (purchase order) hoạt động như thế nào?
Đơn đặt hàng thường được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng khi đặt mua hàng với số lượng lớn. Sau đây là quy trình sử dụng PO để mua hàng.
- Chủ cửa hàng thiếu hàng hóa trong kho của mình.
- Chủ cửa hàng tạo lệnh mua nêu rõ những gì họ cần, số tiền sẽ trả.
- Nhà cung cấp trả lời “có” và chấp nhận đơn hàng.
- Nhà cung cấp trả lời “không” nếu không được giá hoặc hết hàng, PO bị hủy.
- Nhà cung cấp giao hàng vào ngày đã hẹn.
- Nhà cung cấp xuất hóa đơn cho các mặt hàng đã mua.
- So sánh PO và hóa đơn.
- Người mua thanh toán cho mặt hàng đã mua.
Lợi ích của việc sử dụng PO
Purchase orders mang lại nhiều lợi ích cho cả người mua và người bán, theo cách sau đây:
Đối với người mua:
- Theo dõi hàng tồn kho và lịch sử mua hàng hiệu quả.
- Đặt hàng trước mà không cần thanh toán ngay lập tức.
- Quản lý ngân sách tốt hơn đảm bảo mua hàng phù hợp với nguồn tiền.
Đối với người bán:
- Đơn giản việc quản lý hàng tồn kho và theo dõi các đơn hàng.
- Cung cấp bằng chứng pháp lý đảm bảo người mua phải thanh toán.
- Xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa hơn với khách hàng bằng giấy tờ chi tiết.
Các thông tin cần có trên PO
Bạn có thể tạo PO bằng phần mềm word hoặc exel hoặc bạn có thể sử dụng các mẫu tải xuống được thiết kế sẵn. Sau đây là các thông tin bạn cần thêm vào.
- Ngày phát hành
- Loại sản phẩm và số lượng chi tiết
- Tổng số sản phẩm
- Chi tiết sản phẩm bao gồm: số SKU, model và tên thương hiệu
- Giá của từng sản phẩm theo đơn vị
- Mã giảm giá
- Ngày giao hàng
- Số PO
Thông tin doanh nghiệp bao gồm địa chỉ giao hàng và thanh toán, tên công ty và thông tin liên hệ.
Điều khoản thanh toán, chẳng hạn như “thanh toán khi giao hàng” hoặc các tùy chọn ngày thanh toán cụ thể.
So sánh đơn đặt hàng và hóa đơn
Đơn đặt hàng
- Do người mua tạo
- Được tạo trước khi mua
- Trình bày hàng hóa cần thiết
- Bao gồm thông tin chi tiết về khoản thanh toán được đề xuất
Hóa đơn
- Do người bán tạo
- Được tạo sau khi mua
- Xác nhận hàng hóa đã giao
- Yêu cầu thanh toán lập tức hoặc ngày cụ thể.
Cả PO và hóa đơn đều các các văn bản tài chính ràng buộc về mặt pháp lý để trao đổi giữa người bán và mua. Tuy nhiên chúng có sự khác biệt rõ ràng về công dụng và thời điểm phát hành.
Tải mẫu giấy PO (purchase order) file word
Xem thêm:
