Hãy tưởng tượng bạn gặp phải câu hỏi này khi đi phỏng vấn: “Cái nào sau đây không thể sử dụng cho mục đích kế toán?”
- Hóa đơn bán hàng (sales invoice)
- Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice)
- Hóa đơn thuế (tax invoice)
Câu trả lời đúng là “hóa đơn chiếu lệ”. Quan trọng hơn, nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn chiếu lệ, bạn có biết hóa đơn đó nên và không nên dùng vào mục đích gì và cách gửi hóa đơn chính xác không?
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là gì?
Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn ước tính được sử dụng để gửi cho người mua đã hứa thanh toán cho đơn hàng. Hóa đơn này bao gồm mô tả về hàng hóa, tổng số tiền phải trả và các chi tiết khác.
Về cơ bản, đây là thỏa thuận thiện chí giữa người bán và người mua để khách hàng biết trước những gì sẽ xảy ra.
Nhiều trường hợp, cần trả tiền trước để tiến hành sản xuất. Thì có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ để xuất thông tin về giao dịch sắp tới.
Hóa đơn chiếu lệ có giá trị pháp lý không?
Mặc dù hóa đơn chiếu lệ có tất cả thông tin giống hóa đơn cuối cùng. Nhưng nó thường không có giá trị pháp lý, không nên được sử dụng cho mục đích kế toán.
Có thể nói, proforma invoice gần giống với báo giá hoặc ước tính hơn là hóa đơn. Khách hàng cũng không bắt buộc phải trả số tiền trên hóa đơn chiếu lệ, không thể sử dụng để khấu trừ VAT hay mục đích tương tự.
Khi nào nên sử dụng proforma invoice?
Hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng để gửi cho khách hàng khi đã có cam kết bằng miệng về việc mua hàng. Tuy nhiên không thể gửi hóa đơn chính thức vì nhiều chi tiết vẫn cần thảo luận. Hóa đơn chiếu lệ được gửi đi, khi khách hàng đồng ý với thỏa thuận, thì mới tiến hành giao hàng và cuối cùng là phát hành hóa đơn chính thức.
So sánh hóa đơn chiếu lệ với hóa đơn khác
Để hiểu rõ về vai trò của hóa đơn chiếu lệ trong quy trình bán hàng, sau đây là các loại hóa đơn phổ biến khác.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn báng hàng là yêu cầu thanh toán chính thức được gửi cùng lúc hoặc sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao. Ngoài yêu cầu thanh toán, đây cũng là một chứng từ thuế và nếu bao gồm VAT, nó có thể được gọi là hóa đơn thuế.
Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại được sử dụng trong các lô hàng quốc tế để khai báo với khách hàng và nhân viên hải quan về những gì đang được vận chuyển, ai đang bán và mua, ngày tháng, số lượng và trọng lượng hàng hóa và các chi tiết khác.
Hóa đơn thương mại được sử dụng để tính giá trị của hàng hóa từ đó tính các loại thuế áp dụng cho lô hàng.
Credit memo
Nếu hàng hóa bị lỗi hoặc hư hỏng, credit meno sẽ được phát hành với thông tin chi tiết về khoản hoàn lại cho hóa đơn bán hàng gốc. Nó bao gồm một phần hoặc toàn bộ số tiền gốc hoặc sử dụng để khấu trừ cho lần mua hàng tiếp theo.
Hóa đơn chiếu lệ
Mục đích của hóa đơn chiếu lệ là hiển thị giá hàng hóa hoặc dịch vụ để giúp khách hàng quyết định xem họ có muốn tiếp tục mua hàng hay không.
Có thể hủy hóa đơn chiếu lệ hay không?
Hóa đơn chiếu lệ không mang tính ràng buộc về pháp lý. Nó khá giống như một tài liệu báo giá, nếu khách hàng không đồng ý, không cần phải hủy hóa đơn chiếu lệ.
Điều này có nghĩa là khách hàng có thể thay đổi quyết định, không tiếp tục mua hàng ngay sau khi phát hành hóa đơn chiếu lệ.
Cách tạo hóa đơn chiếu lệ
Có thể áp dụng cách tương tự được sử dụng để tạo hóa đơn thông thường để tạo hóa đơn chiếu lệ. Hầu hết các phần mềm kế toán hoặc lập hóa đơn đều có các mẫu hóa đơn chiếu lệ. Ngoài ra, có thể thể tải các mẫu proforma invoice có sẵn trên internet sau đó chỉnh sửa chúng bằng các phần mềm như Microsoft Word và Google Docs.
Các thông tin cần có trên proforma invoice
Mục đích của hóa đơn chiếu lệ là cho khách hàng biết thông tin chi tiết về giao dịch được đề xuất. Do đó, hóa đơn phải bao gồm các thông tin giống như hóa đơn cuối cùng:
- Số hóa đơn duy nhất
- Tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ của người bán
- Tên và địa chỉ của khách hàng
- Ngày phát hành và ngày đến hạn
- Mô tả hàng hóa
- Thời hạn hiệu lực của giá
- Liên kết đến bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện nào được áp dụng.
- Điều khoản thanh toán (cho dù họ có thanh toán ở giai đoạn tạm tính hay không, cũng nên hướng dẫn khách hàng cách thanh toán).
- Thuế VAT (mặc dù không có giá trị pháp lý, bạn vẫn nên cho khách hàng biết thuế VAT dự kiến là bao nhiêu).
Xem thêm:
