Thư hỏi hàng mục đích để biết chi tiết các thông tin chuyên sâu về một sản phẩm hoặc dịch vụ. Không giống như thư chào hàng được sử dụng thường xuyên, thư hỏi hàng hiếm gặp hơn. Ngày nay thư hỏi hàng thường được gửi bằng email hơn là gửi thư trực tiếp.
Thư hỏi hàng là gì?
Là một email hoặc tài liệu bằng tiếng Việt được gửi từ người mua đến nhà sản xuất. Với mục đích tìm hiểu các thông tin chi tiết nhất về hàng hóa, chiết khấu, năng lực sản xuất, thời hạn giao hàng, thông số kỹ thuât… Thu hỏi hàng là cách lịch sự nhất để người mua giao tiếp với người bán, là mở đầu cho một hợp đồng thương mại.
Mục đích:
- Yêu cầu thông tin về giá cả, chất lượng, chủng loại, số lượng…
- Hỏi về điều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hành, chiết khấu…
- Đôi khi là để so sánh các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định mua hàng.
Mẫu thư hỏi hàng tiếng Việt chuẩn
Thư hỏi hàng tiếng Anh là gì?
Trong xuất nhập khẩu, có thể sử dụng thư hỏi hàng bằng tiếng Anh để gửi một yêu cầu. Với mục đích tìm hiểu thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ hoặc các điều kiện giao dịch xuất nhập khẩu. Thư hỏi hàng tiếng Anh thường được dùng giữa một công ty phân phối trong nước và các nhà sản xuất nước ngoài.
Mục đích:
- Hỏi về giá cả (giá FOB, CIF, EXW…)
- Hỏi về quy cách hàng hóa, mẫu mã, chất lượng, số lượng tối thiểu
- Hỏi về điều kiện giao hàng Incoterms, thời gian giao hàng
- Hỏi về phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/P)
- Xin catalogue, bảng giá, mẫu thử…
Mẫu thư hỏi hàng tiếng Anh
Bố cục chuẩn của một thư hỏi hàng
- Tiêu đề (nêu ngắn gọn mục đích thư)
- Lời chào mở đầu (kính gửi quý công ty hoặc Dead Sir/Madam)
- Giới thiệu ngắn gọn về người gửi (tên công ty, lĩnh vực, lý do gửi thư)
- Nội dung chính (mặt hàng cần hỏi, quy cách, giá, thanh toán, chiến khấu, khả năng cung cấp, thời gian giao hàng)
- Đề nghị phản hồi và cung cấp tài liệu
- Lời kết & cảm ơn
- Chữ ký người gửi
So sánh thư hỏi hàng và thư chào hàng
| Thư Hỏi Hàng | Thư Chào Hàng | |
| Người gửi | Người mua hàng hoặc khách hàng tiềm năng | Người bán hàng hoặc nhà cung cấp |
| Mục đích | Hỏi thông tin về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, điều kiện mua bán | Cung cấp thông tin sản phẩm/dịch vụ để chào bán |
| Thời điểm gửi | Khi người mua quan tâm đến sản phẩm, nhưng chưa có đủ thông tin | Chủ động gửi đi để quảng bá sản phẩm, tìm kiếm khách hàng |
| Nội dung chính | Yêu cầu báo giá, thông số kỹ thuật, MOQ, điều kiện giao hàng, thanh toán | Mô tả sản phẩm, bảng giá, ưu đãi, điều kiện bán hàng |
| Tính chủ động | Người mua chủ động tìm hiểu thông tin từ nhà cung cấp | Người bán chủ động tiếp cận người mua |
| Đối tượng nhận thư | Người bán, nhà sản xuất, công ty cung ứng | Khách hàng tiềm năng, đại lý, đối tác kinh doanh |
| Ví dụ nội dung | “Xin vui lòng cung cấp báo giá máy móc…” | “Chúng tôi xin gửi đến Quý công ty bảng báo giá sản phẩm…” |
Lưu ý khi viết thư hỏi hàng
- Ngắn gọn, lịch sự và chuyên nghiệp
- Nếu dùng tiếng Anh thì dùng ngôn ngữ thương mại chuẩn mực
- Có tiêu đề hấp dẫn để nhà cung cấp đọc và phản hồi chính xác
- Nêu rõ các yêu cầu cụ thể, rõ ràng
Nói chung thư hỏi hàng khá giống một bức thư xin việc vậy. Cần tạo nó và gửi một cách lịch sự, chuyên nghiệp để có được phản hồi tích cực. Thư này cũng có thể là khởi đầu cho một cơ hội làm ăn tiềm năng.
Xem thêm:
