Phần rắc rối và nhàn chán nhất của xuất nhập khẩu: đó chính là các chứng từ và thủ tục xuất nhập khẩu. Đố là những thứ thực tế bạn cần làm – và làm đúng – để giao hàng thành công và kiếm tiền. Phần này không hấp dẫn lắm nhưng lại rất quan trọng mà bạn cần tập trung.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn
1.Hóa đơn tạm tính (Proforma Invoice)
Nó giống như một mẫu báo giá sử dụng trong giao dịch quốc tế. Hóa đơn tạm tính giúp khách hàng quốc tế sắp xếp tài chính, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu phù hợp…
Hóa đơn tạm tính rất giống hóa đơn thương mại. Sau đây là các thông tin cần có:
- Người mua và người bán
- Mô tả hàng hóa
- Mã HS
- Giá cả
- Điều khoản thanh toán (Incoterms)
- Chi tiết giao hàng
- Tiền tệ
- Ngày tháng
Download tại đây
2.Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Sau khi chốt đơn hàng, bạn cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm cả giấy tờ đi kèm. Hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất. Nó bao gồm mọi chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu từ đầu đến cuối.
Sau khi có hóa đơn thương mại, bạn sẽ có số đơn hàng, số lệnh mua, số tham chiếu, thông tin ngân hàng và thanh toán. Bạn cũng cần thêm thông tin bảo hiểm hằng hải và chi tiết khác để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và thanh toán đầy đủ.
3.Packing List
Danh sách đóng gói chứa đầy đủ thông tin chi tiết về nội dung lô hàng như số thùng carton, trọng lượng, kích thước, loại hàng hóa bên trong… Đơn vị vận chuyển sử dụng các thông tin này để tạo vận đơn hằng hải.
Ngân hàng yêu cầu trình packing list để được thanh toán.
Hải quan sử dụng packing list để kiểm tra hàng hóa.
Danh sách này xác dịnh mọi dấu hiệu của gói hàng và hướng dẫn để xử lý đảm bảo giao hàng đến đích.
Nếu hàng hóa bị mất, cũng cần có packing list để được yêu cầu bảo hiểm hàng hóa.
4.Giấy chứng nhận xuất xứ (CO)
Hầu hết quốc gia yêu cầu giấy CO để xác định nguồn gốc hàng hóa. Những giấy này cần chữ ký của một số tổ chức uy tín của một quốc gia.
Phòng thương mại sẽ tính phí để ký và đóng dấu khi bạn xin giấy CO. Bạn sẽ cần nộp mẫu đơn đến văn phòng thương mại để xét duyệt và đóng dấu.
Tại Việt Nam, đơn vị có chức năng cấp phát giấy CO là phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) và phòng quản lý XNK các tỉnh.
Download tại đây
5.Vận đơn đường biển (Bill Of Landing)
Nếu hàng hóa của bạn được vận chuyển bằng tàu biển, bạn sẽ cần một vận đơn đường biển. Vận đơn có thể vừa là hợp đồng vận chuyển vừa là chứng từ sở hữu hàng hóa trên tàu. Có hai loại:
Vận đơn thẳng: được giao cho một người nhận hàng cụ thể và không thể thương lượng. Người nhận hàng sẽ tiếp quản hàng hóa bằng cách xuất trình vận đơn gốc đã ký cho người vận chuyển.
Vận đơn có thể thương lượng: được giao theo lệnh của người gửi hàng và được người gửi hàng ký và gửi đến một ngân hàng ở quốc gia của người mua. Ngân hàng sẽ giữ vận đơn gốc cho đến khi các yêu cầu về chứng từ thu hộ hoặc thư tín dụng được đáp ứng.
6.Biểu mẫu hàng hóa nguy hiểm
Nếu sản phẩm của bạn được hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) hoặc tổ chức hàng hải quốc tế (IMO) coi là hàng hóa nguy hiểm, bạn sẽ cần đính kèm biểu mẫu hàng hóa nguy hiểm cùng với lô hàng của mình.
Vận chuyển hàng hóa nguy hiểm có thể rất phức tạp. Các công ty vận tải sẽ nhìn vào biểu mẫu này để đối xử phù hợp với lô hàng của bạn để đảm bảo chúng an toàn. Biểu mẫu này có cả phiên bản dành riêng cho hàng không và đường biển.
15 chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp nhất
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
- Hợp đồng thương mại (Commercial Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Danh sách đóng gói (Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality)
- Biểu mẫu BIS-711 (BIS-711 Form)
- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Landing)
- Vận đơn hàng không (Air Waybill)
- Vận đơn nội địa (Inland Bill of Landing)
- Biểu mẫu hàng hóa nguy hiểm (Dangerous Goods Forms)
- Hối phiếu ngân hàng (Bank Draft)
- Thư tín dụng (Letter of Credit)
- Giấy phép xuất nhập khẩu (Import and export license)
- Giấy chứng nhận hợp chuẩn (Certificate of Conformity)
Ví dụ về bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo ngành
Bộ chứng từ xuất khẩu gạo, nông sản
Nước ta là quốc gia xuất khẩu gao + nông sản hàng đầu với các mặt hàng chiến lược như gạo, hạt điều, cà phê, rau củ quả, trái cây, sầu riêng… Bộ chứng từ chuẩn cho ngành này như sau:
- Bill of Lading (loại Bill Surender)
- Certificate of Origin
- Invoice/ Packing list
- Certificate of Quantify
- Insurance
- Fumigation
- Phyto
- Health Certificate
- Nutrition Report
Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê bao gồm
Nước ta xuất khẩu cà phê lớn thứ hai thế giới chỉ thua Brazil. Mỗi năm chúng ta xuất khẩu hàng tỷ đô la cà phê đi khắp thế giới. Cà phê là mặt hàng ngày càng có nhu cầu cao, sau đây là bộ chứng từ xuất khẩu cà phê chuẩn:
- Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing List
- Sales contract (Hợp đồng thương mại)
- Phytosanitary of Certificate (Giấy kiểm dịch thực vật)
- C/O form B
- C/O form ICO (Dành riêng cho mặt hàng coffee)
- Certificate of Quality, Quantity, Weight
- Bill of Lading (Vận đơn đường biển)
- Insurance (Bảo hiểm)
- Fumigation (Chứng từ Hun trùng)
Lời kết
Công ty vận chuyển quốc tế Trường Hải đã chia sẻ đến bạn bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ kèm file download. Hy vọng nó giúp ích cho bạn!
Xem thêm:
